人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)務(wù)
對(duì)于人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的概念，業(yè)內(nèi)還沒有統(tǒng)一的定義。中天恒3C框架認(rèn)為，人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，是在遵循國(guó)家和企業(yè)組織架構(gòu)相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，以國(guó)家監(jiān)管部門制定的內(nèi)部控制規(guī)范及其應(yīng)用指引為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的人力資源實(shí)際情況，用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法，構(gòu)建企業(yè)自身人力資源內(nèi)部控制體系的一個(gè)動(dòng)態(tài)連續(xù)不斷的過程。簡(jiǎn)單說，人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，是人力資源內(nèi)部控制建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，是構(gòu)建人力資源內(nèi)部控制體系的全過程。
根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第3號(hào)——人力資源》(以下簡(jiǎn)稱《三號(hào)應(yīng)用指引》)的界定，人力資源包括董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員和全體員工。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《基本規(guī)范》)明確要求，企業(yè)人力資源政策應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：?jiǎn)T工的聘用、培訓(xùn)、辭退與辭職;員工的薪酬、考核、晉升與獎(jiǎng)懲;關(guān)鍵崗位員工的強(qiáng)制休假制度和定期崗位輪換制度;掌握國(guó)家秘密或重要商業(yè)秘密的員工離崗的限制性規(guī)定;有關(guān)人力資源管理的其他政策。
筆者認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定和實(shí)施有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策，應(yīng)當(dāng)將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)員工培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提升員工素質(zhì)。
描述現(xiàn)狀
人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，基本流程包括設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)實(shí)施、試行及完善等。中天恒3C框架認(rèn)為，描述現(xiàn)狀、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、設(shè)計(jì)控制是內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的三個(gè)關(guān)鍵方面，同樣適應(yīng)人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。
事實(shí)上，人力資源內(nèi)部控制包括收集資料和了解情況、現(xiàn)狀流程描述、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、尋找控制點(diǎn)，確定控制措施、明確控制責(zé)任、完善控制證據(jù)、編制內(nèi)部控制文檔、設(shè)計(jì)內(nèi)部控制手冊(cè)、制度優(yōu)化等等一整套內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程。
筆者認(rèn)為，在基本流程的基礎(chǔ)上，還要有多層次具體流程，每個(gè)具體流程中需明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應(yīng)的表單等，要突出人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的特色。
企業(yè)構(gòu)建與實(shí)施人力資源內(nèi)部控制，要在認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)國(guó)家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)內(nèi)部人力資源的現(xiàn)狀進(jìn)行仔細(xì)梳理，了解人力資源的現(xiàn)狀。梳理人力資源現(xiàn)狀的工作涉及方方面面，主要包括：
1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，是梳理人力資源方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)有無人力資源方面的相關(guān)制度，如有是否完善、是否執(zhí)行;有無具體可控的操作文件或表單等等。
2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。企業(yè)人力資源現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程到底怎么樣，包括哪些環(huán)節(jié)，是否能有效控制人力資源風(fēng)險(xiǎn)，并要將人力資源方面的現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程用圖表的形式描繪出來。
3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。根據(jù)企業(yè)人力資源的實(shí)際情況，確定人力資源的業(yè)務(wù)流程目錄。這可為企業(yè)構(gòu)建與實(shí)施人力資源內(nèi)部控制界定邊界。企業(yè)不同，人力資源的業(yè)務(wù)流程目錄肯定也不一樣。不管怎么不一樣，人力資源業(yè)務(wù)流程可簡(jiǎn)單分為人力資源的引進(jìn)與開發(fā)和使用與退出兩個(gè)主要階段。
本階段的工作成果是形成《人力資源內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《人力資源流程目錄》、《人力資源業(yè)務(wù)流程圖/表》等。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基本程序包括五方面的內(nèi)容：識(shí)別人力資源風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行具體描述;分析人力資源風(fēng)險(xiǎn)，編制人力資源風(fēng)險(xiǎn)分析表;評(píng)價(jià)人力資源風(fēng)險(xiǎn)，編制人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表;確定人力資源風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略;提出人力資源重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案。在實(shí)踐中，人力資源風(fēng)險(xiǎn)分析及評(píng)價(jià)是合在一起進(jìn)行的。人力資源重大風(fēng)險(xiǎn)解決方案要看企業(yè)是否需要，一般在人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成后單獨(dú)進(jìn)行。
本階段的工作成果是形成《人力資源風(fēng)險(xiǎn)及其描述表》、《人力資源整體層面風(fēng)險(xiǎn)清單》、《人力資源風(fēng)險(xiǎn)分析表》、《人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表》、《人力資源風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略表》、《人力資源風(fēng)險(xiǎn)解決方案》等。
1、識(shí)別并描述風(fēng)險(xiǎn)。評(píng)估人力資源風(fēng)險(xiǎn)，首先要把人力資源具體風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來，然后整理出整體層面的風(fēng)險(xiǎn)。人力資源具體風(fēng)險(xiǎn)是多種多樣的，因企業(yè)的不同而不同。關(guān)于人力資源風(fēng)險(xiǎn)，按照《三號(hào)應(yīng)用指引》的要求，在評(píng)估人力資源風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，設(shè)計(jì)人員至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn)：人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理、開發(fā)機(jī)制不健全，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略難以實(shí)現(xiàn);人力資源激勵(lì)約束制度不合理、關(guān)鍵崗位人員管理不完善，可能導(dǎo)致人才流失、經(jīng)營(yíng)效率低下或關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密泄露;人力資源退出機(jī)制不當(dāng)，可能導(dǎo)致法律訴訟或企業(yè)聲譽(yù)受損。
《三號(hào)應(yīng)用指引》第三條描述了企業(yè)人力資源管理至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)，可從兩個(gè)方面來理解：首先，《三號(hào)應(yīng)用指引》描述的人力資源管理中應(yīng)當(dāng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)是主要風(fēng)險(xiǎn)，但應(yīng)該是具有提示性質(zhì)的;
其次，《三號(hào)應(yīng)用指引》描述的人力資源管理風(fēng)險(xiǎn)包括三個(gè)方面：人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理、開發(fā)機(jī)制不健全，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略難以實(shí)現(xiàn);人力資源激勵(lì)約束制度不合理、關(guān)鍵崗位人員管理不完善，可能導(dǎo)致人才流失、經(jīng)營(yíng)效率低下或關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密泄密;人力資源退出機(jī)制不當(dāng)，可能導(dǎo)致法律訴訟或企業(yè)聲譽(yù)受損。筆者認(rèn)為，在現(xiàn)行《勞動(dòng)法》《勞動(dòng)合同法》實(shí)施之后，企業(yè)面臨的法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)日益突出，但企業(yè)對(duì)這類風(fēng)險(xiǎn)的重視程度還很不夠，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)還比較淡漠。
中天恒3C框架認(rèn)為，人力資源風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)人力資源管理過程中對(duì)企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)影響的程度。如果人力資源管理不當(dāng)，將會(huì)給企業(yè)人力資源管理帶來隱患。因此，企業(yè)要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，善于用風(fēng)險(xiǎn)管理的方法進(jìn)行人力資源管理，提高運(yùn)營(yíng)效率。
中天恒認(rèn)為，人力資源管理涉及員工招聘、定崗(輪崗)、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬、補(bǔ)償、激勵(lì)、問責(zé)、解聘(淘汰)等活動(dòng)。人力資源管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)與上述活動(dòng)相聯(lián)系，進(jìn)行具體識(shí)別各自的風(fēng)險(xiǎn)。
2、分析風(fēng)險(xiǎn)。人力資源管理風(fēng)險(xiǎn)分析的內(nèi)容很多，一般應(yīng)從成因和結(jié)果兩個(gè)方面進(jìn)行，并編制人力資源風(fēng)險(xiǎn)分析表。
3、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)應(yīng)從發(fā)生可能性和影響程度兩個(gè)維度進(jìn)行，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排序、劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并編制人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表。
4、選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。人力資源風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的結(jié)果，針對(duì)不同等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)選擇人力資源風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的過程。不同等級(jí)的人力資源風(fēng)險(xiǎn)采取的應(yīng)對(duì)策略也不一樣，一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略。不論選擇哪種策略，都需要編制《人力資源風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)表》。
5、編制風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或風(fēng)險(xiǎn)圖譜。依據(jù)人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果編制人力資源層面的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或繪制風(fēng)險(xiǎn)圖譜。人力資源層面數(shù)據(jù)庫(kù)的基本要素包括業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)排序、應(yīng)對(duì)策略、剩余風(fēng)險(xiǎn)等，也可以加上內(nèi)部控制設(shè)計(jì)完成后控制措施、控制部門或崗位等等。
人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)
設(shè)計(jì)人力資源內(nèi)部控制，就是在評(píng)估人力資源風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)人力資源內(nèi)部控制進(jìn)行設(shè)計(jì)的過程。這是人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)基本程序包括：確定人力資源關(guān)鍵控制點(diǎn);明確人力資源控制目標(biāo);提出人力資源控制措施;設(shè)計(jì)人力資源控制證據(jù);完善人力資源相關(guān)制度;繪制人力資源控制流程圖;編制人力資源控制矩陣等流程。
本階段的工作成果是形成《人力資源控制控制要點(diǎn)及關(guān)鍵控制表》、《人力資源內(nèi)部控制目標(biāo)表》、《人力資源內(nèi)部控制措施表》、《人力資源控制證據(jù)表》、《人力資源制度完善建議表》、《人力資源控制流程圖》、《人力資源控制矩陣》等。
1、設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施人力資源內(nèi)部控制過程中，要針對(duì)人力資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，確定人力資源的一般控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，并編制人力資源控制要點(diǎn)表。
2、設(shè)計(jì)控制目標(biāo)。人力資源內(nèi)部控制的目標(biāo)就是要保證人力資源合法、安全、有效、可靠，從而有效控制人力資源缺乏或過剩、結(jié)構(gòu)不合理、開發(fā)機(jī)制不健全，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略難以實(shí)現(xiàn);人力資源激勵(lì)約束制度不合理、關(guān)鍵崗位人員管理不完善，可能導(dǎo)致人才流失、經(jīng)營(yíng)效率低下或關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密泄露;人力資源退出機(jī)制不當(dāng)，可能導(dǎo)致法律訴訟或企業(yè)聲譽(yù)受損等方面的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際工作中，人力資源內(nèi)部控制目標(biāo)應(yīng)根據(jù)識(shí)別出來的人力資源可能存在的具體風(fēng)險(xiǎn)來設(shè)計(jì)，不能固定化、模式化。
3、設(shè)計(jì)控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實(shí)施人力資源內(nèi)部控制過程中，要強(qiáng)化對(duì)人力資源控制點(diǎn)，尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的控制措施。人力資源控制措施要與人力資源相融合，嵌入到人力資源流程當(dāng)中。人力資源總體方面的控制措施是重要的，但更主要的是要針對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)采取具體的控制措施。
4、設(shè)計(jì)控制證據(jù)。為了人力資源制度能夠有效實(shí)施，企業(yè)需要制定必要的表單，作為人力資源制度的附件，為人力資源實(shí)施與控制過程留下證據(jù)。人力資源相關(guān)文件資料很多，包括人力資源總體規(guī)劃、人力資源計(jì)劃、選聘人員記錄、崗前培訓(xùn)記錄、輪崗記錄、人力資源計(jì)劃執(zhí)行情況評(píng)估報(bào)告等。
5、優(yōu)化控制制度。企業(yè)需要建立一系列制度體系和機(jī)制保障，促進(jìn)人力資源的作用得到有效發(fā)揮。人力資源控制制度不是獨(dú)立建立一套新的制度，而是將內(nèi)部控制思想嵌入到人力資源制度中去。人力資源制度應(yīng)制定多少個(gè)、內(nèi)容包括哪些，應(yīng)因企業(yè)的不同而不同。
不論人力資源控制制度采取什么樣的形式制定，企業(yè)都應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《基本規(guī)范》、《三號(hào)應(yīng)用指引》等法律法規(guī)的精神實(shí)質(zhì)和原則要求，并以此為起點(diǎn)構(gòu)建和實(shí)施人力資源內(nèi)部控制。
6、繪制控制流程圖。人力資源內(nèi)部控制流程圖大多是一般業(yè)務(wù)流程圖，未標(biāo)注人力資源風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。中天恒3C框架主張，根據(jù)人力資源流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制點(diǎn)及其相關(guān)的控制措施，結(jié)合具體單位的實(shí)際情況來繪制人力資源控制流程圖。特別要強(qiáng)調(diào)的是，應(yīng)把人力資源內(nèi)部控制流程和人力資源流程整合在一起，并在圖上標(biāo)示風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)。
7、編制控制矩陣。人力資源內(nèi)部控制矩陣是對(duì)人力資源流程圖中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制措施和控制證據(jù)等的詳細(xì)說明與描述，是人力資源內(nèi)部控制設(shè)計(jì)結(jié)果的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊(cè)重要的組成部分。實(shí)際上是上述內(nèi)部控制設(shè)計(jì)工作的綜合匯總。
